Read attentively the following terms and conditions of our service provisions


Terms and conditions of our service provisions relative to the medical congress "6th International Workshop on Peritoneal Surface Malignancy" which is taking place in Lyon the November 17th, 18th and 19th 2008, are composed of:

General Terms and Conditions, as following,

- Particular Terms and Conditions, as following, which complete our general terms and conditions and therefore prevail over the latters.

General Terms and Conditions of service provisions


-  ESFA Events, is a commercial brand of ESFA GROUP company, SARL of 5000 euros capital stock, which head office is located in Lyon (69002) 7 place Bellecour, registered under number RCS Lyon 500 111 562 (hereinafter denominated "ESFA GROUP"). ESFA GROUP is covered by civil professional insurance responsibility contracted to…

ESFA GROUP works in partnership with ESFA association, which owns licence from Ministère du Tourisme, n°AG069950005. The association is governed by 1901 french law, his head office is located in Lyon, 7 place Bellecour, 69002. Its covered by MAIF insurance 79038 Niort Policy 1968588 and a financial warranty of Credit Agricole du Sud Est, 1 rue Pierre de Truchys de Lays, 69410 Champagne au Mont d'Or.

As part of those terms and conditions, ESFA GROUP is acting on behalf of the association Archelys – Workshop 2008 Organizer. Its mission is limited by terms and conditions of mandatory contract endorsed. As a consequence, ESFA GROUP does not have any quality neither responsibility of the Workshop Organizer.


2 - Any order of one of our service provisions suggested on the site, by mail or in ESFA's office implies adherence to the present terms and conditions of service provisions. The present brochure (indeed present general and particular conditions) is bent on informing workshop's participants of hotel reservation modalities, prices and rooms payments system, cancelling conditions and reservations modifications.


3  -  The offers suggested on the site or in folders have a dead-line time period which should be verify beforehand by any workshop participants.


4  -  For your information, we refer in program of our brochure what is included in price and what is not included.
The prices displayed on the Internet Site and on the brochures are valid as from January 1st 2008 to November 20th 2008.

-  ESFA EVENTS is only in charge of room's hotel reservation and optional transport between airport and hotel. In consequence, ESFA Events cannot be responsible for any case during the stay or any provisions provided by the hotel. It cannot be responsible either in case of cancellations or amendments to reservations accomplished by the hotel.

ESFA cannot be responsible in case of Workshop's cancellation according to the Organizer, formally the Association Archelys. In such case, the registration fees and the down payment would not be reimbursed to the participants.

We can be lead, within some restrictive circumstances, to commute the means of transportation, a hotel to another. While available places are limited, we advise you to register as quickly as possible.

In no case we can be responsible regarding to any "force majeure" circumstances, regarding to any third person external of the provisions furniture intended to the contract or regarding to any default in provisions execution attributable to the participant. We cannot be responsible for provisions bought by participants irrelevant to provisions provided and guaranteed by ESFA.


6  -  The signer of the contract involves his own responsibility for the person registered on the same file.

7   -   In case of a mail registration, we send you an invoice, firming up details of provision, total price, down payment paid-in and the balance needed to pay.

8    -    Any cut short stay, any non-expended provision cannot be reimbursed.

  -   We cannot be responsible for any default, lost or deterioration of personal objects involved during the stay.

Particular Terms and Conditions of Service Provisions


1  -   Regarding to Workshop organisation, ESFA GROUP exclusively deals with following provisions for benefits of participants:

*  Participants registrations for the workshop;
*  Rooms hotel reservations;
*  Transportation between airport and hotel;
*  Lunchs, coffee breaks and soiree gala organizations;
*  Distribution of all documents intended to workshop participants.

  -   The amount of the down payment regarding to room hotel reservation is about 270 euros and must be paid at the time of registration. At that time, the workshop participants must likewise pay the entirety of registration fees for the workshop. Those amounts will be deducted from your definitive invoice.

The balance of the amount to pay for the entirety of provisions (hotel reservations, transportation charges to airport,…) must be settled the October 15th 2008 at the latest.

Warning, for all registrations within 30 days before date of workshop beginning and for all settlement of balance, you should have to pay the entirety of amount by credit card, bank check in euros or cash in euros.

Indeed, the workshop participants should pay before leaving their hotel all charges and costs of complementary provisions ordered in the hotel.

PENALTY CLAUSE: by express agreement and except deferment solicited in time and conceded by us, an insufficient payment on due date will involve the payability, regarding to damages and penalty clause, of an indemnity equal to 15% of outstanding amounts, in addition to legal interests and judiciary charges possible.

3   -   Any amendment or cancellation must be reached by certified mail with delivery confirmation to the following address:


7, Place Bellecour
69002 LYON

In case of amendment of reservation, charges amount of 50 euros will be paid by workshop participants.

Any amendment regarding to registration must send 15 days the latest before beginning of the workshop, after time, none will be consider.

In case of cancellation, the amounts of charges due by workshop participants are calculated as the following:

*  30 days before going - 50 euros per person;
*  29 to 22 days before going - 25 % of the down payment;
*  21 to 8 days before going – 50 % of the down payment;
*  7 to 3 days before going – 75 % of the down payment;
*  After – 100 % of the down payment.

  -    The workshop participant, before going, must verify his compatibility with local authorities for formal policies and Customs.

    -      Law and restrictive covenant:

The agreement concluded with ESFA, which particular terms and conditions of service provisions are integrative parts, is governed by French law.

It is expressively agreed in case of litigation between both parts that the competent Court of jurisdiction will only be in resort of Court of Appeal of Lyon.

Lisez attentivement nos conditions


Les Conditions de nos prestations de services relatives au congrès médical « 6th International Workshop on Peritoneal Surface Malignancy », qui se tiendra à Lyon le 17, 18 et 19 novembre 2008, sont constituées :

·         Des conditions Générales, telles que figurant ci-après,

·         Des Conditions Particulières telles que figurant ci-après, qui viennent compléter nos Conditions Générales et par conséquent prévalent sur ces dernières.




1 – ESFA EVENTS, est un nom commercial appartenant à la société ESFA GROUP, société à responsabilité limitée, au capital de 5.000 euros, ayant son siège social à Lyon (69002) 7 Place Bellecour, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro 500 111 562 (ci-après dénommée "ESFA GROUP"). ESFA GROUP est couverte par une assurance responsabilité civile professionnelle auprès de (à déterminer).

ESFA GROUP travaille en partenariat avec l'association ESFA, qui est titulaire de la licence délivrée par le Ministère du Tourisme, n°AG069950005. L'association est régie par la loi 1901, son siège social est sis 7 place Bellecour, 69002 Lyon. Elle bénéficie d'une assurance MAIF 79038 Niort Police 1968588 et d'une garantie financière du Crédit Agricole du Sud Est, 1 rue Pierre de Truchys de Lays, 69410 Champagne au Mont d'Or.

Dans le cadre des présentes, ESFA GROUP agit en qualité de mandataire de l'Association Archelys – organisateurs du congrès susmentionné. Sa mission est limitée par les termes de ce contrat de mandat. En tout état de cause ESFA n'a pas la qualité ni la responsabilité de l'organisateur du congrès.


2 - Toute commande d'une de nos prestations de services proposées sur le site, par courrier ou dans l'agence ESFA emporte acceptation des présentes Conditions de prestation de services. La présente brochure (en ce compris les conditions générales et particulières) a notamment vocation à informer les participants du congrès des modalités de la réservation des chambres d'hôtel, des prix et des modes de paiement des chambres, des conditions d'annulation et de modification de réservations.


3 - Les offres proposées sur le site ou dans les brochures ont une date limite de validité que les congressistes doivent vérifier préalablement.


4 - Pour votre information, nous mentionnons dans le programme figurant dans note brochure ce qui est compris dans le prix et ce qui ne l'est pas.

Les prix affichés sur le site internet et sur les brochures sont valables du 1 janvier 2008 au 20 novembre 2008.


5 – ESFA EVENTS est en charge uniquement de la réservation des chambres d'hôtel et du transport facultatif entre l'hôtel et l'aéroport. En conséquence, elle ne pourra en aucun cas être tenue responsable du déroulement des séjours effectués ou des prestations fournies par l'hôtel. Elle ne pourra non plus être tenue responsable en cas d'annulation ou de modification de réservation du fait de l'hôtel.


De même, ESFA ne pourra être tenue responsable en cas d'annulation du congrès par les organisateurs, à savoir : l'Association Archelys. Dans cette hypothèse, les frais d'inscription ainsi que l'acompte sur la réservation d'une chambre d'hôtel ne seront pas remboursés aux congressistes.


Nous pouvons être amenés, lorsque les circonstances nous y contraignent, à substituer un moyen de transport, un hôtel à un autre. Les places disponibles étant limitées, nous vous conseillons de vous inscrire le plus rapidement possible.


En aucun cas nous ne pouvons être tenus pour responsables du fait des circonstances de force majeure, du fait des tiers étrangers à la fourniture des prestations prévues au contrat ou de la mauvaise exécution du contrat imputable au congressiste. Nous ne pourrons être tenus responsables des prestations achetées sur place par le congressiste, en dehors des prestations assurées par ESFA.


6 – Le signataire du contrat engage sa responsabilité pour les personnes inscrites sur ce même dossier.


7 – Lors d'une inscription à distance, nous vous envoyons une facture, précisant les détails de la prestation, ainsi que le prix total, l'acompte versé et le solde restant à payer.


8 – Tout séjour écourté, toute prestation non utilisée ne peuvent donner lieu à aucun remboursement.


9 – Nous ne pouvons être tenus pour responsables des oublis, pertes ou détérioration des objets personnels survenus pendant le séjour.





1 – ESFA GROUP se charge au titre de l'organisation du congrès exclusivement des prestations suivantes au profit des participants :

·         l'inscription des participants au congrès

·         la réservation des chambres d'hôtel,

·         le transport entre l'hôtel et l'aéroport (facultatif),

·         l'organisation des déjeuners, pauses cafés, la soirée gala

·         la remise de l'ensemble des documents à destination des participants du congrès,

2– L'acompte aux fins de réservation d'une chambre d'hôtel à verser à l'inscription est de 270 €. Lors de l'inscription, les congressistes doivent également régler la totalité des droits d'inscriptions au congrès. Ces sommes seront déduites de votre facture définitive.


Le solde du prix à payer pour la totalité des prestations (réservation de l'hôtel, les frais de transport à l'aéroport…) devra être réglé au plus tard le 15 octobre 2008.


Attention, pour toutes inscriptions faites à moins de 30 jours avant la date du début de congrès et pour tout règlement du solde, il vous sera demandé l'intégralité du paiement par carte bancaire, chèque émis par votre banque en euros uniquement ou espèces en euros.


En outre, les congressistes devront régler avant le départ de l'hôtel tous les frais et coûts des prestations complémentaires commandées dans l'hôtel.


CLAUSE PENALE : De convention expresse et sauf report sollicité à temps et accordé par nous, le défaut de paiement à l'échéance fixée entraînera l'exigibilité à titre de dommages et intérêts et de clause pénale d'une indemnité égale à 15 % des sommes dues, outre les intérêts légaux et frais judiciaires éventuels.


3 – Toute modification ou annulation doit parvenir par lettre recommandée avec accusé de réception à l'adresse suivant :



7, place Bellecour

69002 Lyon


En cas de modification de la réservation, les frais d'un montant de 50 € seront mis à la charge du congressiste.


Toute modification concernant l'inscription devrait être envoyée au moins 15 jours avant le congrès, passé ce délai, elle ne sera pas prise en compte.


En cas d'une annulation, les montants des frais dus par les congressistes se calculent comme suit :




- à plus du 30 jours du départ – 50 € de frais par personne,

- de 30 à 22 jours du départ – 25 % du montant de l'acompte versé,

- de 21 à 8 jours du départ – 50 % du montant de l'acompte versé,

- de 7 à 3 jours du départ – 75 % du montant de l'acompte versé,

- au-delà – 100 % du montant de l'acompte versé.


4 – Le congressiste avant de partir doit vérifier qu'il est en règle avec les autorités locales pour les formalités de police ou de douane.




Le contrat conclu avec ESFA, dont les présentes conditions de vente font partie intégrante, est régi par la loi française. Il est expressément convenu et accepté qu'en cas de litige ayant survenu entre les parties, les tribunaux du ressort de la Cour d'Appel de Lyon seront seuls compétents.


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